Cómo cambiar de administrador de fincas: pasos, plazos y modelo de carta
Cambiar de administrador es más sencillo de lo que la mayoría de comunidades cree. No hace falta motivo, no hay indemnización y todo se resuelve en una junta. Lo que sí conviene es hacerlo en el orden correcto, porque el error habitual —despedir primero y buscar después— deja a la comunidad semanas sin nadie que lleve las cuentas.
Antes de nada: busca sustituto
Llega a la junta con dos o tres presupuestos sobre la mesa. Así el punto del orden del día no es «cesamos al administrador», que suele acabar en discusión, sino «elegimos entre estas tres opciones», que se vota en cinco minutos. Además evita el hueco entre uno y otro, que es cuando se pierden recibos y se atrasan los pagos a proveedores.
Los cinco pasos
- Reúne los presupuestos. Con tres es suficiente para tener referencia de precio y de servicios.
- Consigue que se convoque la junta. Puede convocarla el presidente. Si no quiere o no responde, la ley permite que la pidan los propietarios que representen al menos la cuarta parte, o el 25 % de las cuotas de participación (artículo 16.2 de la Ley de Propiedad Horizontal). Abajo tienes el modelo de carta.
- Que figure en el orden del día. Esto es lo que más acuerdos tumba después. La convocatoria tiene que decir expresamente que se va a tratar el cese y el nombramiento de administrador; si no consta, el acuerdo es impugnable. La junta ordinaria se convoca con seis días de antelación como mínimo; la extraordinaria, con la antelación que permita que llegue a todos (artículo 16.3).
- Votad en la junta. Basta la mayoría simple de los presentes y representados. Que el acta recoja con claridad el cese, el nombre del administrador entrante, sus honorarios y la fecha de efecto.
- Exigid el traspaso. El administrador saliente tiene que entregar la documentación de la comunidad, que es de la comunidad y no suya: libro de actas, cuentas y justificantes, contratos con proveedores, pólizas, saldo bancario y relación de deudores. Lo custodia por su cargo (artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal), no lo posee.
Modelo de carta para pedir la junta
Cópialo, cambia lo que va entre corchetes y entrégalo al presidente y al administrador, mejor por un medio del que quede constancia. Si la firmáis varios propietarios, incluid el piso y la cuota de participación de cada uno.
A la atención del presidente y del administrador de la Comunidad de Propietarios de [CALLE Y NÚMERO], [CÓDIGO POSTAL] Madrid.
Los propietarios abajo firmantes, que representamos el [PORCENTAJE] % de las cuotas de participación de la comunidad, solicitamos la convocatoria de junta extraordinaria de propietarios al amparo del artículo 16.2 de la Ley de Propiedad Horizontal, con el siguiente orden del día:
1. Cese del actual administrador de fincas.
2. Estudio de las ofertas presentadas y nombramiento de nuevo administrador de fincas, con determinación de sus honorarios y de la fecha de efecto.
3. Requerimiento al administrador saliente para la entrega de la documentación y de los saldos de la comunidad.
4. Ruegos y preguntas.
Solicitamos que la convocatoria se remita a todos los propietarios con la antelación prevista en el artículo 16.3 de la Ley de Propiedad Horizontal.
En Madrid, a [FECHA].
[NOMBRE Y APELLIDOS] — Vivienda [PISO Y LETRA] — Cuota [X] % — Firma
Esto es información general sobre cómo funciona el procedimiento, no asesoramiento jurídico. Antes de actuar, revisad los estatutos de vuestra comunidad: pueden fijar un plazo de nombramiento distinto o requisitos propios de convocatoria.
Los tres errores que más se repiten
- No ponerlo en el orden del día. Un acuerdo tomado en «ruegos y preguntas» sobre un asunto que no se convocó es impugnable, y el administrador saliente lo sabe.
- Cesar sin sustituto. La comunidad se queda sin quien pague al ascensorista ni presente los seguros sociales del conserje.
- No pedir el estado de cuentas cerrado. Pedid en el acta el saldo bancario a fecha de cese y la relación de deudores. Sin eso, el administrador entrante empieza a ciegas y la comunidad no sabe qué le deben.
Preguntas frecuentes sobre el cambio de administrador
¿Hace falta un motivo para cambiar de administrador?
No. El nombramiento se hace por un año salvo que los estatutos digan otra cosa, y la junta puede no renovarlo o removerlo antes de que termine el plazo por acuerdo de la propia junta (artículo 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal). No hay que justificar la decisión ni indemnizar por ello.
¿Qué mayoría se necesita?
Mayoría simple de los propietarios presentes y representados en la junta, que a su vez representen la mayoría de las cuotas. No es uno de los acuerdos que exigen mayorías reforzadas.
¿Qué pasa si el administrador no entrega la documentación?
La documentación es de la comunidad, no del administrador: libro de actas, cuentas, justificantes, contratos y saldos. Si no la entrega, lo primero es un requerimiento fehaciente por burofax firmado por el presidente. Si aun así no la entrega, cabe reclamación judicial y, si está colegiado, queja ante su colegio profesional.
¿Podemos cambiar si la comunidad le debe dinero?
Sí. Son cosas distintas: la junta puede no renovar el nombramiento y la deuda pendiente sigue siendo exigible por su parte. Lo que no puede hacer el administrador saliente es retener la documentación de la comunidad como garantía de cobro.
¿Cuánto tarda todo?
Lo que tarde en celebrarse la junta. Si hay junta ordinaria próxima, se aprovecha esa y no cuesta nada; si hay que convocar una extraordinaria, en unas semanas está hecho. El traspaso de documentación al administrador nuevo suele llevar otras dos o tres semanas.
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