Cuándo conviene cambiar de administrador de fincas: señales y pasos
Cambiar de administrador de fincas es más sencillo de lo que parece: basta un acuerdo de junta por mayoría simple. Aquí tienes las señales que indican que toca cambiar, el mejor momento para hacerlo, los pasos y la documentación que debe entregar el saliente.
Señales de que toca cambiar
No hace falta un desastre para cambiar de administrador. Estas son las situaciones más habituales en las comunidades de Madrid que piden presupuestos nuevos:
- No contesta. Correos o llamadas sin respuesta durante días, incluso para averías.
- Cuentas poco claras. La liquidación anual llega tarde, sin facturas o con partidas genéricas como “varios”.
- Juntas mal preparadas. Convocatorias sin orden del día claro, actas que tardan meses o que no recogen lo acordado.
- Obras sin comparar. Siempre el mismo proveedor, sin presupuestos alternativos.
- Morosos sin reclamar. Deudas que crecen año tras año sin burofax ni monitorio.
- Obligaciones olvidadas. La Inspección Técnica o Evaluación del Edificio (IEE) vencida, revisiones del ascensor o de la instalación contra incendios sin hacer, seguro sin revisar.
- Cuota alta sin explicación. Paga más que comunidades parecidas de tu zona sin recibir más servicio.
Si se dan dos o tres de estas señales a la vez, lo razonable es pedir presupuestos y compararlos antes de la próxima junta.
Qué dice la ley
El cargo de administrador dura un año y se renueva por acuerdo de junta (artículo 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal). Eso no obliga a esperar al final del año: la junta puede cesarlo en cualquier momento si el punto está en el orden del día.
| Cuestión | Qué establece la ley |
|---|---|
| Quién decide | La junta de propietarios |
| Mayoría | Simple: en primera convocatoria, mayoría de propietarios que represente mayoría de cuotas; en segunda, mayoría de los presentes que represente más de la mitad de las cuotas presentes |
| Tipo de junta | Ordinaria o extraordinaria, con el cese y el nombramiento en el orden del día |
| Quién convoca la extraordinaria | El presidente, o la cuarta parte de los propietarios, o propietarios que sumen el 25 % de las cuotas |
| Contrato | Revisa el preaviso firmado: muchos contratos piden uno a tres meses |
Cuándo es mejor momento
El mejor momento es la junta ordinaria anual, normalmente en el primer semestre: se aprueban cuentas, se cierra el ejercicio y el nuevo administrador empieza con las cuentas liquidadas. Si la situación es grave (dinero que no cuadra, seguro impagado), no compensa esperar: se convoca una extraordinaria.
Antes de esa junta conviene tener ya dos o tres presupuestos de administradores para votar el cambio y el nombramiento en el mismo acto. Así la comunidad no se queda sin nadie que la gestione.
Pasos para hacerlo bien
- Pide presupuestos a varios administradores y compáralos con los mismos criterios: honorarios, qué incluye, número de juntas, horario de atención, gestión de averías y de morosos.
- Incluye en el orden del día: cese del administrador actual, nombramiento del nuevo y autorización al presidente para cambiar las firmas del banco.
- Vota y deja todo reflejado en el acta.
- Notifica el cese al administrador saliente por escrito, con copia del acta.
- El presidente acude al banco con el acta para cambiar firmas y accesos.
- El nuevo administrador recoge la documentación.
El proceso completo con modelo de comunicación lo tienes en cómo cambiar de administrador de fincas.
Qué documentación debe entregar el saliente
- Libro de actas y actas sin transcribir.
- Contabilidad del ejercicio en curso y de los anteriores, con facturas y extractos.
- Listado de propietarios con coeficientes y datos de contacto.
- Relación de deudas pendientes y procedimientos de reclamación abiertos.
- Contratos en vigor: limpieza, ascensor, seguro, mantenimientos.
- Pólizas, IEE, certificados de instalaciones, licencias.
- Llaves y accesos de cuartos técnicos.
Si se niega a entregarla, la comunidad puede reclamársela por vía judicial. Pedir la entrega por escrito y con fecha deja prueba.
Cuánto puede ahorrar la comunidad
Los honorarios varían mucho entre despachos. En una comunidad de unas 30 viviendas la diferencia entre dos presupuestos puede ser de varios cientos de euros al año por el mismo servicio. Revisa los rangos en precio de un administrador de fincas en Madrid.
Preguntas frecuentes
¿Puede el presidente cambiar de administrador sin junta?
No. El nombramiento y el cese los decide la junta.
¿Hay que pagar indemnización al saliente?
Solo si el contrato lo prevé y no se respetó el preaviso. Por eso conviene leerlo antes.
¿Cuánto tarda el cambio?
Desde la junta hasta que el nuevo administrador tiene todo, lo normal son unas semanas, sobre todo por el cambio de firmas en el banco.
¿Quieres comparar? Pide hasta tres presupuestos de administradores de tu zona.