Traspaso entre administradores de fincas: cuentas, documentos y banco
Una vez que la junta ha votado el cambio, queda la parte práctica: que el nuevo administrador reciba todo lo necesario y que la comunidad no pierda ni dinero ni información por el camino. Esta es la lista de comprobación del traspaso.
1. Fijar una fecha de corte
El acta de la junta o la carta de cese deben marcar la fecha en que termina un administrador y empieza el otro. Esa fecha sirve para tres cosas: cerrar las cuentas del saliente, saber quién emite los siguientes recibos y repartir los honorarios del mes del cambio. Tienes un modelo de carta en cómo cambiar de administrador de fincas.
2. Acta de entrega de documentación
Lo más seguro es que la entrega se haga con un acta firmada por las dos partes que liste todo lo que se entrega. Si luego falta algo, queda constancia. Debe incluir:
- Libro de actas y actas pendientes de pasar al libro.
- Contabilidad de los ejercicios no prescritos con facturas y justificantes.
- Extractos bancarios y saldo a la fecha de corte.
- Listado de propietarios con coeficientes, domicilios de notificación y cuentas de domiciliación.
- Relación de deudas pendientes y expedientes de reclamación abiertos.
- Contratos en vigor con fecha de vencimiento y preaviso.
- Pólizas de seguro y siniestros abiertos.
- Evaluación del Edificio, certificados de instalaciones y revisiones.
- Llaves, mandos y códigos de acceso a cuartos técnicos.
3. Cierre de cuentas del saliente
El administrador saliente debe presentar un estado de cuentas a la fecha de corte: ingresos, pagos, saldo del banco y del fondo de reserva, recibos pendientes de cobro y facturas pendientes de pago. El nuevo administrador lo comprueba contra los extractos. Si algo no cuadra, se pide explicación por escrito antes de dar el traspaso por cerrado.
4. Banco
- El presidente acude con el acta de la junta para cambiar las firmas autorizadas.
- Se retira el acceso a banca online del administrador saliente.
- Se revisan las domiciliaciones de pagos a proveedores para que no se corte ningún servicio.
- Si los recibos de los vecinos se cobran por domiciliación, el nuevo administrador necesita los mandatos de adeudo.
5. Hacienda y certificado digital
Este paso se olvida a menudo. Muchas comunidades tienen su domicilio fiscal en el despacho del administrador. Si es vuestro caso, hay que cambiarlo en el censo de Hacienda con el modelo 036; si no, las notificaciones seguirán llegando al despacho anterior.
Las comunidades de propietarios, como entidades sin personalidad jurídica, deben relacionarse con la Agencia Tributaria por medios electrónicos. Comprobad quién tiene el certificado digital de la comunidad y que el nuevo administrador tenga acceso a las notificaciones electrónicas.
6. Proveedores y seguro
Avisa a la empresa del ascensor, limpieza, mantenimiento y a la aseguradora de quién es el nuevo contacto y a qué correo deben enviar las facturas. Es un buen momento para revisar vencimientos y precios: lo contamos en cómo bajar la cuota de la comunidad.
7. Protección de datos
El administrador trata datos de los vecinos por encargo de la comunidad. El nuevo debe firmar con la comunidad el contrato de encargado del tratamiento, y el saliente debe devolver o destruir los datos una vez entregados.
Si el saliente no entrega la documentación
Envía un requerimiento por burofax con un plazo. Si no responde, la comunidad puede reclamarla judicialmente; en la práctica, el nuevo administrador puede pedir copias a bancos, aseguradoras y proveedores para seguir funcionando mientras tanto.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda el traspaso?
Lo normal son unas semanas. Lo que más tarda suele ser el cambio de firmas en el banco.
¿Quién paga los recibos del mes del cambio?
Se emiten por quien sea administrador en la fecha de emisión. Por eso conviene fijar la fecha de corte a final de mes o de trimestre.
¿Puede el saliente retener la documentación porque se le debe dinero?
No es motivo para retenerla. La deuda se reclama por separado.
¿Aún no tenéis sustituto? Pide hasta tres presupuestos de administradores de tu zona.