Cómo comparar presupuestos de administrador de fincas sin equivocarse
Dos presupuestos de administrador de fincas casi nunca se pueden comparar a simple vista: uno incluye las juntas extraordinarias y otro no, uno da el precio con IVA y otro sin él. Aquí tienes cómo pedirlos para que sean comparables, qué preguntar y una tabla para llevar a la junta.
Antes de pedir: los datos que tienen que recibir todos
Si cada despacho recibe una información distinta, cada uno presupuestará una comunidad distinta. Manda a todos los mismos datos:
- Número de viviendas, locales y plazas de garaje.
- Ascensores, piscina, zonas verdes, portería o conserje.
- Empleados de la comunidad, si los hay (portero, jardinero).
- Presupuesto ordinario anual actual y cuánto hay en el fondo de reserva.
- Morosos actuales y si hay reclamaciones en marcha.
- Obras aprobadas o previstas: fachada, Evaluación del Edificio, ascensor.
- Si queréis juntas presenciales, por videollamada o mixtas.
Cuanto más se parezcan los datos a la realidad, menos sorpresas habrá en la primera factura.
Lo que hay que preguntar a cada administrador
- Honorarios mensuales, con y sin IVA. El IVA es del 21 % y la comunidad no lo recupera.
- Qué incluye la cuota: juntas ordinarias, contabilidad, emisión de recibos, atención de averías, gestión de siniestros con el seguro.
- Qué se cobra aparte y cuánto: juntas extraordinarias, certificados de deuda para ventas, reclamación de morosos, seguimiento de obras. Lo explicamos en qué cobra aparte el administrador de fincas.
- Cómo se le localiza: horario de oficina, teléfono de urgencias fuera de horario, plazo de respuesta a un correo.
- Cuántas comunidades lleva y quién va a atender la vuestra en el día a día.
- Número de colegiado y póliza de responsabilidad civil.
- Duración del contrato y preaviso para dejarlo.
- Cómo presenta las cuentas: si los vecinos pueden ver facturas y extractos online o solo en la junta.
Tabla para comparar
Cópiala en una hoja y rellena una columna por despacho. Es lo que mejor funciona para presentar las ofertas en la junta.
| Concepto | Despacho A | Despacho B | Despacho C |
|---|---|---|---|
| Honorarios al mes sin IVA | |||
| Total al año con IVA | |||
| Juntas ordinarias incluidas | |||
| Precio de una junta extraordinaria | |||
| Certificado de deuda para venta (quién lo paga) | |||
| Reclamación de morosos: incluida o aparte | |||
| Gestión de obras: incluida, precio fijo o porcentaje | |||
| Urgencias fuera de horario | |||
| Acceso online a cuentas y facturas | |||
| Colegiado y seguro de RC | |||
| Duración y preaviso del contrato |
Cómo leer los números
Calcula siempre el total anual con IVA y súmale lo que previsiblemente vais a usar de lo que se cobra aparte. Si tenéis dos ventas de piso al año, una junta extraordinaria y un moroso, un presupuesto barato con muchos extras puede salir más caro que otro algo más alto que lo incluye todo.
Como referencia, en Madrid una comunidad de 30 viviendas con ascensor y garaje suele estar entre 5 y 12 € por vivienda y mes sin IVA. Tienes las horquillas completas en precio de un administrador de fincas.
Señales de alarma en un presupuesto
- Precio muy por debajo del resto sin explicar qué deja fuera.
- Ninguna mención a lo que se cobra aparte.
- Contrato de varios años con penalización por salir antes.
- No da número de colegiado ni póliza de responsabilidad civil.
- Comisiones sobre obras o seguros sin decir el porcentaje.
Cómo se decide
Con las ofertas comparadas, el presidente las incluye en el orden del día y la junta vota por mayoría simple. Si además queréis cesar al administrador actual, se hace en la misma junta: lo explicamos en cómo cambiar de administrador de fincas.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos presupuestos conviene pedir?
Tres es una buena cifra: suficientes para comparar y pocos para que la junta pueda analizarlos.
¿Tiene que verlos toda la comunidad?
Conviene enviarlos con la convocatoria o tenerlos disponibles antes de la junta, para que nadie vote sin conocerlos.
¿El más barato es el mejor?
No necesariamente. Compara el total anual con IVA y con los extras que vais a usar.
Puedes pedir hasta tres presupuestos de administradores de tu zona desde el formulario de la portada.