Qué cobra aparte el administrador de fincas y qué conviene negociar
La cuota mensual del administrador de fincas no siempre es lo que paga la comunidad al final del año. Muchos despachos facturan aparte algunos trabajos, y eso es legítimo si está escrito y se conoce de antemano. Estos son los conceptos más habituales y cómo dejarlos cerrados en el contrato.
Por qué hay conceptos aparte
La cuota cubre la gestión ordinaria: contabilidad, recibos, junta ordinaria, atención de averías. Hay trabajos que no se dan todos los años o que dependen de la comunidad, y muchos despachos prefieren cobrarlos solo cuando se producen. El problema aparece cuando no se dijeron al contratar y llegan como sorpresa en la liquidación anual.
Los conceptos que más se cobran aparte
| Concepto | Qué es | Qué conviene pactar |
|---|---|---|
| Junta extraordinaria | Convocatoria, asistencia y acta de una junta fuera de la ordinaria | Cuántas incluye la cuota al año y el precio de cada una adicional |
| Certificado de deuda | Documento que pide el notario cuando se vende un piso | Importe fijo y que lo pague el vendedor, no la comunidad |
| Reclamación de morosos | Burofax, liquidación de deuda y preparación del monitorio | Qué parte incluye la cuota y el precio de la parte judicial |
| Gestión de obras | Pedir presupuestos, contratar y seguir una obra aprobada | Precio fijo o porcentaje, y sobre qué importe se calcula |
| Siniestros | Dar parte al seguro y seguir el expediente | Que esté incluido en la cuota |
| Subvenciones | Preparar y tramitar solicitudes de ayudas | Precio cerrado o porcentaje, solo si se concede |
| Envíos por correo | Convocatorias y actas en papel | Que se envíen por correo electrónico a quien lo acepte |
| Cambio de banco o de firmas | Trámites con la entidad | Incluido en la cuota |
Los porcentajes sobre obras y seguros
Hay administradores que cobran un porcentaje del importe de las obras que gestionan. No es ilegal, pero tiene que estar en el contrato o aprobarlo la junta. Si la comunidad aprueba una fachada de 60.000 €, cada punto porcentual son 600 €.
Más delicado es que el administrador reciba una comisión de la aseguradora o de una empresa proveedora. La comunidad tiene derecho a saberlo: pregunta por escrito si el despacho cobra algo de los proveedores que propone y pide que lo indique en la junta.
Cómo dejarlo cerrado
- Pide que el presupuesto incluya una lista de precios de los servicios aparte.
- Que esa lista forme parte del contrato y se apruebe en la junta.
- Que cualquier trabajo no incluido en la lista se presupueste antes de hacerlo.
- Revisa cada año en la liquidación qué se ha facturado fuera de la cuota.
Ejemplo: cuánto puede pesar
Comunidad de 30 viviendas con una cuota de administración de 250 € al mes sin IVA. En un año hay dos ventas de piso, una junta extraordinaria y un moroso al que hay que reclamar. Si todo eso se cobra aparte, la factura anual puede subir de forma apreciable sobre los 3.000 € de la cuota. Si estaba incluido, no cambia nada. Por eso conviene comparar el total anual y no solo la cuota: lo explicamos en cómo comparar presupuestos de administrador de fincas.
Qué hacer si ya os están cobrando extras no pactados
- Pide al administrador el detalle de cada factura y el acuerdo de junta o la cláusula del contrato que la justifica.
- Si no existe, plantéalo en la junta. La comunidad puede negarse a pagar conceptos que no aprobó.
- Si se repite, es una señal para pedir otros presupuestos: cuándo conviene cambiar de administrador.
Preguntas frecuentes
¿El certificado de deuda lo paga la comunidad?
Lo habitual es que lo pague el propietario que vende, porque lo necesita para su compraventa. Conviene que el contrato lo diga.
¿Qué incluye normalmente la cuota?
Contabilidad, recibos, junta ordinaria, atención de averías y siniestros. El detalle está en qué incluye la cuota del administrador.
¿Se puede renegociar sin cambiar de administrador?
Sí. Con dos o tres presupuestos de otros despachos en la mano es más fácil. Puedes pedirlos aquí.